Si, par un mauvais choix d’investissement, un capital financier peut fondre comme un bonhomme de neige dans un sauna, le capital humain présente beaucoup moins de risques. À condition toutefois de le choyer et de l’entretenir. Les actions de formation qui jalonnent une carrière constituent à cet égard des éléments essentiels.

L’objet de ce site n’est pas de détailler les cadres législatifs, réglementaires, conventionnels et contractuels dans lesquels s’inscrivent les obligations de formation : je m’adresse ici aux chargés d’études RH quels que soient leur secteur d’activité et le pays dans lequel ils exercent. La formation continue de l’effectif est une activité trop importante pour ne pas être suivie sur un tableau de bord spécifique et, bonne nouvelle, je vous propose quelques éléments pour le construire.

Outre les indicateurs descriptifs qui font l’objet de cette page, des indicateurs d’efficacité complètent en principe ce fameux tableau de bord. Ceux-ci sont un plus difficiles à établir. Leur étude s’inscrit dans le cadre de l’incontournable modèle de Kirkpatrick.

Les indicateurs descriptifs figurent pour certains dans le bilan social français. Ce sont des indicateurs de GESTION dans la mesure où ils permettent de contrôler le bon déroulement du plan de formation. En principe, tout est donc décidé et la formation ne donne pas lieu à diverses triturations statistiques.

Le pourcentage de la masse salariale (ou taux de participation à la formation).

Le pourcentage de la masse salariale consacrée à la formation reste l’indicateur le plus suivi, d’autant qu’il fait l’objet dans certains pays de quelques obligations. Il suppose évidemment que l'on individualise les coûts de formation, bien qu'ils ne puissent pas l'être totalement.

Le coût total ne préjuge pas de l'efficacité des formations et montre peu d'intérêt s'il est le seul indicateur. Les dépenses peuvent être trop mal réparties. Et certaines sociétés offrent à leurs cadres méritants des pseudo-formations à l'étranger ou dans des lieux dont le luxe est plus propice à la relaxation qu'aux études... À l'opposé, des formations indispensables mais effectuées sur le tas n'ont pas d'existence comptable.

Le taux de participation à la formation a aussi... un dénominateur. Un pourcentage plus faible que les années précédentes peut être dû aux éléments exceptionnels d'une masse salariale qu'il est plus juste de retraiter, du moins dans le cadre d'un suivi interne (élimination d’indemnités…).

On le voit, à l'instar du diagnostic financier, il vaut mieux s'intéresser aux coulisses qu'au bilan publié pour bien cerner un coût, du moins si l'on en a la possibilité...

Un coût unitaire de formation SUR LE TAS contient une bonne dose de subjectivité. Il est la somme de la rémunération de la personne durant sa période de formation (à supposer bien sûr qu'il ne participe pas du tout au fonctionnement de l'entreprise pendant ce temps) et d'une partie difficilement chiffrable de la rémunération du salarié formateur.

En tout état de cause, seuls les coûts directs sont simples à identifier (honoraires des formateurs, frais de déplacement et éventuellement achat de matériel). Mais un véritable contrôle ne peut s'abstraire d'une répartition de coûts indirects (personnel administratif, amortissement de locaux) voire carrément « cachés » (absence de productivité des stagiaires pendant la formation). J'ai commencé le tableau de bord par l'élément le plus délicat. On peut définir deux ou trois indicateurs. L'essentiel est de respecter la même définition chaque année.

Le détail des montants

Il s’agit de la répartition des dépenses de formation par catégorie de salariés, par lieu (interne ou externe à l’entreprise), en application ou non de conventions, par sexe… La métrique dépend bien sûr du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise.

Formation et statistiques

Idées d’applications statistiques : série chronologique des écarts entre budget et dépenses, indice de Gini des montants individuels consacrés aux stages (et comparaison avec celui des rémunérations)…

Nombre de stagiaires et d’heures de formation

Là encore, toutes les décompositions sont imaginables. L’intérêt du suivi est de s’assurer qu’aucune catégorie n’est laissée de côté et que les populations identifiées comme prioritaires dans le plan de formation présentent des chiffres conformes.

La combinaison de ces deux indicateurs permet d’en créer un troisième : la durée moyenne d’un stage (en heures).

Un indicateur intéressant à suivre est le pourcentage de salariés ayant effectué une formation dans l’année (nombre de stagiaires / effectif moyen).

Un autre indicateur est le taux de présence aux stages, l’absentéisme étant parfois assez élevé…

Ratios

Le rapprochement de montants et de quantités permet dans tout domaine un foisonnement de ratios. La formation n’échappe pas à cette enrichissante pratique : coût moyen d’une heure de formation, coût par stagiaire, par salarié…

Demandes non réalisées

Cet indicateur a sa place dans un suivi du climat social. À l’occasion de leur entretien annuel d’évaluation ou d’un entretien dédié aux desiderata de formation, les salariés font part de leurs souhaits de stage à leur hiérarchie. L’indicateur à suivre est alors le pourcentage de demandes satisfaites (suivi du taux de réalisation par rapport aux acceptations). Si les causes de non satisfaction sont établies, le suivi peut se détailler.

Analyse des besoins et conception de la formation

Dans « Les Tableaux de bord Ressources Humaines » (Liaisons 2008), J.-Y. Le Louarn détaille les indicateurs de temps passé et d’évaluation ordinale qui peuvent être appliquées individuellement. Leur agrégation ou leur moyenne sont des indicateurs d’efficience du tableau de bord RH.

Petit rappel pour terminer

Ne jamais surcharger un tableau de bord. J’ai mentionné ici quelques indicateurs mais il n’est utile de suivre que ceux qui évoluent ou qui présentent un intérêt particulier (écart par rapport à la concurrence, par exemple).