Outils de gestion collective du temps
Selon les civilisations, l’élément vital le plus recherché peut être l’eau, le gibier, le blé… Pour nous, c’est le temps. Personne n’aime le perdre. Ceux qui parlent avec dédain des Parisiens toujours pressés ne choisissent pas pour autant la caisse du supermarché où la file est la plus longue. Et l’explosion de l’industrie des jeux vidéo, souvent fondés sur la rapidité, n'est-elle pas le reflet de cette lutte contre le temps ?
Ce qui est vrai au niveau individuel l’est davantage au niveau collectif. La vie économique se traduit pour une bonne part par… une course contre la montre. Une entreprise qui n’est pas réactive est condamnée. Et concrètement, la prise en compte du temps se traduit bien souvent par un raccourcissement des délais. Pour ce faire, il existe des outils. Certains sont très spécifiques, par exemple à la production ou à la gestion des stocks (flux tendus). D’autres visent à organiser le temps de la façon la plus efficace possible dans des domaines variés. Et s'il fallait une preuve de l'aspect incontournable de ces outils, le programme de technologie du collège (cycle 4) mentionne désormais les applications numériques de gestion de projet parmi les exemples de ressources pour l'élève.
Cette page est une rapide présentation de la problématique et de ces outils génériques. Nous resterons dans un cadre de gestion collective (les fonctionnalités des agendas individuels ne seront pas abordées).
Pourquoi ?
L’enjeu est d’employer les ressources efficacement pour réduire les délais.
Une bonne organisation du temps permet d’être plus réactif vis-à-vis de la concurrence mais aussi de réduire les coûts en évitant, par exemple, à un salarié d’être sous-employé alors que ses collègues sont surchargés de travail.
« Les entreprises qui maîtrisent le temps sont plus productives dans l’utilisation de leurs actifs que leurs concurrents plus lents » (G. Stalk & T. Hout, Vaincre le temps, Dunod 1992). Lorsqu’il ne roule pas, un camion ne sert à rien. Idem pour une machine à l’arrêt. La sous-utilisation d’un facteur de production, matériel ou humain, est du gaspillage.
Un projet, qu’il soit informatique, de construction ou d’innovation, doit être réalisé au plus vite afin que ses maîtres d’ouvrage en récoltent les fruits le plus tôt possible. À l’inverse, un projet qui prend plus de temps que prévu retarde le moment où l’on en retire les bénéfices et peut coûter très cher. L’exemple de l’EPR de Flamanville est emblématique.
Par ailleurs, l’avenir est source d’incertitude. Réduire les délais revient donc à réduire les risques (risques externes mais aussi risque de modification du projet ou de la commande).
Enfin, les clients (y compris internes à l’entreprise) sont d’autant plus satisfaits qu’ils sont livrés rapidement.
Planification
La planification est la programmation des tâches et leur coordination : qui fait quoi et quand. Elle se fonde sur les durées prévues des opérations nécessaires à l’accomplissement d’un projet mais aussi sur l’ordre de leur exécution. Généralement, certaines d’entre elles peuvent être conduites simultanément. Ceci permet une utilisation plus efficace des actifs.
Donc une première étape consiste à répertorier les tâches dans un tableau. Certaines sont simples (envoyer un e-mail…), tandis que d’autres reposent sur la réalisation de plusieurs actions (voir la préparation d’une réunion).
Il convient ensuite de déterminer des priorités. Les tâches prioritaires peuvent engendrer des problèmes en série si elles ne sont pas exécutées dans les temps impartis.
Enfin, on estime une durée nécessaire à la réalisation de chaque opération.
Une fois la planification établie, il faudra vérifier si elle est respectée.
Planning
Le planning est l’outil visuel qui détaille les tâches à effectuer dans le temps, éventuellement pour chaque participant. C’est un tableau dont les colonnes indiquent le temps (échéances, heures, jours…) tandis que les lignes détaillent les évènements ou les personnes concernées. Certaines données sont fixes, d’autres sont modifiables. Le planning est en quelque sorte une synthèse des agendas des membres d’une même équipe.
Exemple très basique :
Il existe plusieurs types de plannings physiques (papier, à fiches en T, magnétiques…). Si chacun dispose d’un accès à un réseau informatique, les plannings sont gérés par des logiciels connectés aux agendas individuels.
Exemple : http://www.monportailrh.com/logiciel-rh/planification-sirh/planification/
Les outils d’ordonnancement
Voyons succinctement les deux outils les plus connus : le diagramme de Gantt, support de la planification d’un projet, et le PERT (program evaluation and review technique) qui est une technique d’ordonnancement.
1- Le diagramme de Gantt
Pour un projet donné, le diagramme de Gantt se présente sous la forme d’un tableau où chaque ligne reprend une seule tâche et chaque colonne marque un laps de temps. La durée prévue de chaque opération est indiquée. On y ajoute souvent les ressources humaines et matérielles.
Il existe plusieurs logiciels dédiés. GanttProject est bien connu mais, comme la plupart des logiciels gratuits, il est interdit de l’utiliser en entreprise. Exemple d’un diagramme de Gantt réalisé avec GanttProject :
2- Le PERT
Le PERT se présente comme un réseau où l’ensemble des tâches à réaliser sont reliées par des flèches de façon à montrer leurs dépendances. Les temps minimaux estimés apparaissent dans le schéma.
Cet outil détermine le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. Il montre le chemin critique, c’est-à-dire les tâches pour lesquelles un retard se répercuterait sur la durée totale du projet.
L’exemple simple qui illustrait le diagramme de Gantt apparaît ici sous forme de PERT, toujours avec GanttProject :
Notez que cette présentation n’est pas la plus habituelle pour un PERT.
