Listes déroulantes dans les feuilles de calcul
Les tableurs offrent la possibilité de restreindre la saisie d’une plage donnée (en générale une colonne) à un nombre limité d’occurrences.
Nous rencontrons souvent ce type de configuration sur les pages web. Typiquement, on ne saisit pas Monsieur ou Madame, ni le nom du pays dans lequel on habite puisqu’une liste nous impose de cliquer directement sur une entrée. En milieu professionnel il est pratique de reproduire ce système de liste déroulante sur une feuille de calcul.
Quel intérêt ?
L’intérêt n’est pas tant de gagner une ou deux secondes lors de la saisie (il est souvent plus long de chercher la bonne entrée dans la liste que de l’écrire directement !) que d’avoir des données propres. Si on doit ensuite les analyser, inutile de corriger des fautes d’orthographe ou des casses différentes qui feraient considérer france et France comme deux pays distincts par un traitement automatique.
Explorons les possibilités d’Excel (Microsoft 365, supposé non personnalisé) puis de Google Sheets (version ordinateur).
Excel
Pour notre exemple nous partirons d’une liste de ponts situés en Europe. Nous devons leur affecter un pays. Cette liste se trouve en colonne A et les pays apparaitront en colonne B.
Nous devons saisir leur liste dans une plage de notre choix (en évitant la colonne B). Nous conseillons de créer une deuxième feuille dans le même fichier (que nous appellerons Europe). Inutile de donner un intitulé à la liste.
Il est important qu’Excel la reconnaisse comme un tableau. Donc, en se positionnant sur n’importe quelle cellule de la liste, Crtl + l (L minuscule). Une fenêtre apparaît, on valide et nous sommes en présence de la présentation suivante (on peut bien sûr remplacer l’intitulé Colonne1 par Pays) :
Si par la suite nous devons ajouter d’autres pays, ils seront automatiquement intégrés au tableau.
Revenons à notre première feuille de calcul pour nous positionner en B2. Onglet Données. Pavé Outils de Données. Choix Validation des données.
Dans la fenêtre qui s’affiche, on choisit Liste dans le menu Autoriser. Pour la source, sélection de la liste de pays dans l’autre feuille.
Ici, nous avons laissé la possibilité de ne pas remplir une cellule en laissant coché Ignoré si vide. Notez que l’on peut ajouter un massage de saisie (nous avons ajouté Quel pays ?). Par défaut, on ne peut pas entrer autre chose que les éléments de la liste déroulante mais avec l’onglet Alerte d’erreur il est possible de forcer la saisie.
Avant d’entrer la première valeur, recopions la cellule B2 vers le bas. Ainsi, la liste déroulante sera accessible pour toute la colonne.
Remarquez que pour saisir le pays de l’Iron bridge (représenté ci-dessous), nous sommes guidés par notre message de saisie et par le symbole de liste déroulante.
Attention, si l’on supprime ou renomme un élément de la liste, les anciennes saisies restent telles qu’elles sont. C’est pourquoi il est prudent de verrouiller la plage de cellules de la liste.
Google Sheets
Nous avons la même liste de pays. Positionné en B2 (ou sur une plage de cellules plus étendue) clic sur l’onglet Données puis Validation des données. Une fenêtre apparaît à droite. Clic sur Ajouter une règle. La fenêtre suivante vous propose un menu déroulant avec un choix de valeurs appelées Option 1 et Option 2 que nous remplaçons par les noms des pays (il suffit d’appuyer sur la touche Entrée pour que d’autres lignes vous permettent d’ajouter autant de pays que nécessaire).
Puis OK. Il reste à recopier B2 vers le bas.
La suite est très simple. Le crayon de la liste déroulante permet d’ajouter de nouveaux pays à tout moment.
