Contenus et types de rapports
Le rapport est sans doute le document écrit interne à une organisation qui demande le plus de réflexion à son ou ses rédacteurs. Voyons ce qui le définit puis ce qui le distingue du compte rendu, avant de balayer différents plans possibles et enfin de lister quelques types de rapports.
Qu’est-ce qu’un rapport ?
Un rapport est un document approfondi qui répond à une PROBLÉMATIQUE. Il s’appuie sur des faits, des statistiques ou des enquêtes. Cette base est indispensable pour qu’il soit bien accepté par son commanditaire. La situation est analysée, puis des propositions sont généralement formulées (parfois elles sont implicites car elles découlent naturellement de l’analyse). Elles visent à réduire des dysfonctionnements, à mettre en évidence des besoins, à étudier la faisabilité d'un projet...
Attention, une problématique n’est pas un thème mais un questionnement. Il ne s’agit pas de rédiger un article encyclopédique illustré par des exemples propres à l’organisation. Ce type de document est en fait une note de synthèse (voire une note de lecture).
Le plus souvent, c’est un supérieur hiérarchique qui en est le commanditaire.
Rapport vs compte rendu
Certains confondent le rapport avec le compte rendu. Difficile pourtant de produire des documents d'entreprise plus différents !
Un compte rendu ne fait que reformuler et synthétiser un débat, à titre informatif. Au contraire, le rapport cherche à convaincre en vue d’une prise de décision. Il réclame beaucoup plus de valeur ajoutée de la part du rédacteur.
Contrairement au compte rendu qui, dans certaines organisations, peut prendre une forme synthétique (sous forme de tableau), le rapport est toujours rédigé. Bien sûr, les tableaux et les graphiques restent bienvenus pour illustrer le texte.
Si l’auteur d’un compte rendu doit rester neutre, celui d’un rapport doit au contraire s’engager (tout en adoptant un style impersonnel).
Par ailleurs, il est conseillé de rédiger un compte rendu au plus vite, avant d'oublier certains détails non notés pendant la réunion. À l’inverse, le rapport réclame un travail de longue haleine.
Des plans plus ou moins adaptés
Le rédacteur a toute latitude pour adapter le plan de son rapport à la problématique.
- Le plan chronologique est rarement applicable. Il est peu adapté à l’argumentation.
- Le plan dialectique est parfait en philo. En entreprise, le fameux « thèse antithèse synthèse » trouve sa version édulcorée : on analyse le pour puis le contre avant de conclure que la balance penche plutôt de tel ou tel côté.
- Le plan par thèmes est plutôt celui des comptes rendus mais il peut éventuellement constituer le canevas d’un rapport. Exemple : aspect industriel, puis financier, puis sociétal, puis politique…
- Toutefois, le plan qui s’adapte le mieux à la plupart des problématiques part des faits, en détermine les causes puis les conséquences et enfin pose un diagnostic.
- Enfin, il est tout à fait possible de panacher ces différents plans…
Dans leur ouvrage « Rédiger des rapports efficaces », Michelle Fayet et Jean-Denis Commeignes proposent la méthode APPROACH. Nous n’en ferons qu’un bref résumé (le livre est en marge, si vous souhaitez le commander…).
A : Annonce du thème et du plan.
PP : Problématique(s) et Présentation (état des lieux).
R : Recherches sur le sujet (état de la Réflexion ou des Réalisations déjà effectuées).
O : Opinions ou Objections du rapporteur.
A : Actions réalisées ou à conduire.
C : Conclusion qui reformule rapidement l’essentiel du rapport.
H : Horizons ou Hypothèses prospectives.
Règles de présentation
La présentation d’un rapport obéit aux mêmes règles que les autres écrits internes : on indique un émetteur, des destinataires, la date, un titre, etc.
Si certains tableaux ne sont pas d’une lecture facile, il est préférable de les placer en annexe. En effet, la lecture d’un écrit professionnel doit toujours être très fluide.
Le plan doit être très apparent dans le document pour en faciliter la lecture (sous-titres, sauts de lignes…).
Faut-il numéroter les sections ? Il n’y a pas de règle mais si le commanditaire a l’habitude de cette présentation (par exemple s’il a une formation de juriste), autant lui faciliter la lecture !
De grandes qualités
Le rapporteur doit faire preuve de grandes qualités professionnelles : qualités d’analyse et de synthèse, mais aussi rédactionnelle et de créativité. Sans oublier une excellente connaissance du sujet !
Différents types de rapports
Le rapport d’étude est souvent très fourni et se conclut par des préconisations.
Le rapport d’expert est réalisé par un spécialiste externe à l’organisation (par exemple un commissaire aux comptes). Il est moins argumenté que le précédent.
Le rapport technique est beaucoup plus ciblé que le rapport d’étude.
Le rapport de projet, dont la problématique est de s’engager dans une évolution (réorganisation, stratégie marketing...).
Le rapport de synthèse ressemble à une note de synthèse (voir plus haut) à laquelle sont jointes des propositions.
Enfin, mentionnons certains rapports très particuliers.
Les sociétés établissent un rapport annuel à l’attention de leurs actionnaires (déposé au greffe du tribunal de commerce si la société est cotée en bourse). Celui-ci comprend le bilan, le compte de résultat et les annexes mais aussi les rapports d’audit, les évènements importants… Il est très analytique mais s’attache aussi aux perspectives, évidemment subjectives car toujours optimistes !
Un rapport d’activité individuelle est un moyen de valoriser son travail avant l’entretien annuel. Comme le précédent, il s’agit d’un rapport qui ne repose pas (ou rarement) sur une problématique.
Le rapport de stage ne mérite pas toujours son nom, loin de là. S’il est purement descriptif, sans proposition d’amélioration, c’est plutôt un compte rendu. Même remarque pour les rapports de visite.
Le plan stratégique marketing obéit aux grands principes du rapport.
