La dématérialisation

Dématérialisation des processus

Depuis plusieurs décennies, la tendance est à la dématérialisation dans les organisations (et même chez les particuliers : les albums photos physiques, par exemple, sont devenus rares !).

Nous aborderons ici les notions fondamentales de la dématérialisation, son histoire et les technologies qui la soutiennent.

Définition et objectifs

La dématérialisation désigne la transformation de documents physiques en documents numériques. Elle se traduit donc par la réduction ou l’élimination du papier.

Cependant, elle va bien au-delà de la simple numérisation puisqu’elle implique une réorganisation des flux d'informations, l’automatisation des processus métier et l’intégration de systèmes d'information qui facilitent le suivi, l’analyse, et l’exploitation des données.

Les objectifs sont les suivants.

• Gain d’efficacité : on rationalise les processus en éliminant les étapes manuelles. Par exemple, les documents étant centralisés et facilement accessibles, il est inutile de rechercher des fichiers physiques dans des archives.


• Réduction des coûts : on limite l'utilisation des consommables (papier, encre), le recours aux imprimeurs et les coûts de stockage. Souvent, la dématérialisation s’accompagne de réduction d’effectif (moins de besoin de main d’œuvre sur les tâches répétitives).


• Accélération des processus et gain de temps : les signatures électroniques et l’automatisation des workflows réduisent les délais d’approbation et de validation, ce qui est essentiel pour des processus sensibles au temps, comme les commandes clients ou la facturation.


• Accessibilité et partage d’informations : la dématérialisation permet un accès rapide et sécurisé aux documents, peu importe la localisation géographique des collaborateurs.


• Meilleure traçabilité : les enregistrements numériques permettant de suivre les modifications et les accès aux documents.


• Facilitation de la collaboration : les plateformes en ligne et les systèmes de partage de documents permettent une collaboration en temps réel et à distance. Les équipes peuvent accéder aux mêmes documents, ce qui est essentiel pour les organisations internationales ou pour les structures adoptant le télétravail.


• Respect de l'environnement : en réduisant la consommation de papier et les besoins en transport de documents physiques, la dématérialisation contribue à diminuer l’empreinte écologique de l’entreprise.

La dématérialisation est particulièrement utilisée dans les secteurs où le volume de documents est élevé, comme la banque ou le secteur public.

Technologies

Avant de retracer l’histoire de la dématérialisation au cours des dernières décennies, définissons les quelques technologies qui la soutiennent.

• La Gestion Électronique de Documents (GED) permet de centraliser, archiver, et organiser les documents sous forme numérique. Les systèmes GED incluent des fonctions de recherche, d’indexation, et de récupération rapide des documents, facilitant leur gestion et leur accessibilité. Il existe une pléthore de logiciels dont certains sont gratuits (Open Doc Man, Nuxeo…).


• Les signatures électroniques : en les dématérialisant, les entreprises évitent les signatures physiques de documents. Cette technique garantit l'authenticité et la sécurité des documents numériques (exemples : envoi en recommandé, signature d’un CDD…). Certains logiciels de GED incluent ce type d’authentification.


• L’automatisation des flux de travail est réalisée par des logiciels particuliers, les ERP (progiciels de gestion intégrés). Ils permettent d’automatiser les processus opérationnels (commandes, facturation, suivi des approvisionnements...). Cette automatisation réduit le besoin d'interventions manuelles et améliore la rapidité de traitement.


• L’archivage numérique : un stockage sécurisé des documents permet de les conserver pendant les durées requises. Cet archivage garantit la pérennité des données et permet une récupération simplifiée en cas de besoin.


• Le cloud computing : la migration vers le cloud offre des solutions de stockage flexibles et accessibles en tout temps et en tout lieu, facilitant ainsi la collaboration à distance et l’échange de données entre services et sites géographiques. Le cloud peut héberger les outils précédents (archivage, ERP…).


• L’intelligence artificielle (IA) permet d’automatiser des tâches plus complexes, comme la reconnaissance de texte et la classification automatique de documents.

Historique

• Les Années 1960-1970 sont celles des débuts de l'informatisation. Les premiers ordinateurs permettent de stocker des bases de données mais les applications sont très limitées et réservées aux organisations de grande taille (gouvernements, grandes entreprises…). Dans les années 70, les entreprises commencent à utiliser des systèmes informatiques pour gérer des données comptables et administratives.

• Au cours des années 1980, la numérisation et l'informatisation se démocratisent. La mise sur le marché des micro-ordinateurs et les premiers logiciels de traitement de texte et tableurs marquent le début de la numérisation des données un peu partout. Les premiers systèmes de GED amorcent la dématérialisation dans certaines grandes entreprises.


• Les années 1990 sont incontestablement celles de l’explosion Internet. L’essor puis la démocratisation des courriels transforme la communication, facilitant l’échange de documents numériques et réduisant les besoins en papier. Les premières solutions de signature électronique émergent, ainsi que les premiers ERP. Ceux-ci intègrent des modules de gestion de la chaîne d'approvisionnement, de comptabilité et de gestion des ressources humaines. Tous ces outils deviennent essentiels pour centraliser les informations et pour automatiser certains processus administratifs.


• Les années 2000 sont celles d’une forte accélération. Le « zéro papier » est à la mode. Les entreprises investissent dans des solutions d’archivage numérique sécurisé pour conserver leurs documents et répondre aux exigences légales. On assiste à l’expansion du cloud computing. Pour beaucoup, Internet devient plus accessible en s’affranchissant d’une ligne téléphonique trop coûteuse.


• Durant les années 2010, les solutions en ligne de GED et des ERP en SaaS (Software as a Service) se démocratisent. Ces outils facilitent l'adoption de la dématérialisation dans les PME. L’automatisation s’étend à des tâches plus complexes grâce à l'IA, comme la classification automatique des documents et l’analyse de données. On assiste aussi à l’essor de la collaboration en ligne : grâce aux outils de collaboration à distance (Google Drive, Microsoft Teams…), les entreprises dématérialisent de nombreux processus, facilitant le télétravail et la collaboration internationale.


• Les années 2020 ont commencé à grands fracas avec la pandémie de COVID-19. Celle-ci a accéléré la digitalisation des processus, rendant le travail à distance essentiel et poussant les entreprises à numériser leurs documents et workflows pour garantir la continuité des opérations. En outre, des technologies comme la blockchain sont explorées afin d'améliorer la traçabilité des documents et de renforcer la sécurité dans des secteurs comme la finance et la logistique. Enfin, on ne peut oublier la démocratisation de l’IA et l’explosion de ses applications à partir de 2023.

Défis

Les principaux obstacles sont la résistance au changement, le coût de l’investissement (logiciels et formation), les problématiques de cybersécurité et la surcharge d’informations.

Exemples de dématérialisation

Les banques ont digitalisé leurs processus de gestion des comptes clients, permettant l'ouverture de comptes en ligne, la signature électronique des contrats et la consultation en ligne des relevés bancaires. Cette démarche simplifie la relation avec les clients et améliore l’efficacité opérationnelle des agences.

Les administrations publiques dématérialisent de plus en plus leurs services. Les citoyens réalisent eux-mêmes leurs démarches administratives en ligne (déclarations fiscales, renouvellement de documents officiels…). Cette technique supprime des déplacements et des files d'attente. Les délais de traitement sont réduits (du moins en principe !).

Dans les hôpitaux, les dossiers médicaux électroniques remplacent progressivement les dossiers papier. Cela facilite l’accès rapide et sécurisé aux informations médicales, permettant aux professionnels de santé de prendre des décisions mieux éclairées et ainsi d'améliorer les soins aux patients.

Les entreprises de logistique et de transport ont adopté des systèmes dématérialisés pour le suivi des commandes, la gestion des stocks et le traitement des livraisons. Cela permet un suivi en temps réel et une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement.

Les services RH utilisent la dématérialisation pour gérer l'administration du personnel (bulletins de salaire, contrats, congés...). En centralisant ces documents, ils améliorent la gestion et la confidentialité des données.