Flux de travaux : présentation générale
Vous êtes stressé parce que débordé par toutes les tâches que vous devez mener à bien et vous ne savez pas par laquelle commencer ? Dans une organisation complexe, ce problème est démultiplié ! Pourtant, des solutions existent !
Le terme de workflow (ou flux de travail) est particulièrement utilisé dans les entreprises afin d'optimiser l'organisation du travail et la coordination entre les acteurs.
Définition
Un workflow est un processus structuré qui décrit la manière dont les tâches sont exécutées. Il précise aussi qui doit les effectuer, dans quel ordre et sous quelles conditions. Il permet de formaliser une série d’actions et de décisions pour rendre le processus plus efficace et traçable.
Exemples :
- Workflow d'approbation de documents : un employé soumet un rapport, qui doit être validé par son supérieur, puis envoyé au service concerné.
- Workflow de gestion des tickets informatiques : un utilisateur signale un problème, qui est assigné à un technicien, traité, puis clos après validation.
- Workflow de recrutement : publication d’une offre d’emploi, réception des candidatures, entretiens, sélection du candidat puis signature du contrat.
Le moteur de flux est un dispositif qui automatise les parties du processus qui peuvent l'être (exemples : Flowable, Camunda, BonitaSoft...). Par abus de langage, il est parfois appelé, lui aussi, workflow. Consternante ambiguïté dans la désignation de ce qui est censé clarifier les choses, le terme s'applique parfois à la description du processus, parfois à sa représentation graphique et parfois à son automatisation.
Pourquoi ?
Dans un monde du travail toujours plus automatisé et interconnecté, une gestion efficace des processus est cruciale pour améliorer la productivité et assurer la fluidité des opérations.
L'utilisation des workflows présente plusieurs avantages :
- Automatisation et gain de temps : réduction du temps consacré aux tâches répétitives et minimisation des erreurs humaines.
- Amélioration de la traçabilité : suivi détaillé des étapes et historique des actions pour un meilleur contrôle.
- Optimisation de la collaboration : coordination entre plusieurs acteurs et répartition claire des responsabilités.
- Augmentation de la productivité : accélération des processus en réduisant les délais d’exécution.
- Respect des normes et réglementations : mise en conformité avec les procédures internes et les obligations légales.
Différents types
Les workflows peuvent être classés en plusieurs catégories en fonction de leur mode d'exécution.
1 - Workflow séquentiel
Dans un workflow séquentiel, les tâches sont exécutées dans un ordre strict et linéaire. Chaque étape dépend de l’achèvement de la précédente.
Exemple : un processus de validation de congés où une demande passe par plusieurs niveaux hiérarchiques avant d’être approuvée.
2 - Workflow parallèle
Un workflow parallèle permet d'exécuter plusieurs tâches simultanément, pour un processus accéléré.
Exemple : lors d'un projet de développement logiciel, plusieurs équipes travaillent sur différents modules en parallèle avant d'intégrer leurs contributions.
3 - Workflow conditionnel
Il introduit des décisions qui orientent le processus vers différents chemins selon certaines conditions.
Exemple : une demande de prêt bancaire peut être acceptée directement si toutes les pièces justificatives sont conformes ou nécessiter une vérification approfondie si certains documents sont manquants.
4 - Workflow ad hoc
Il est plus flexible et non prédéfini. Il s’adapte aux besoins en fonction des circonstances spécifiques.
Exemple : un projet de recherche où les étapes varient en fonction des résultats obtenus en cours d’expérimentation.
3.5 Workflow basé sur des règles
Celui-ci repose sur un ensemble de règles définissant les conditions d’exécution des tâches.
Exemple : un système de gestion des commandes en ligne qui adapte le traitement en fonction du stock disponible.
Acteurs-clés
Un workflow met en scène plusieurs acteurs dont le rôle est essentiel au bon déroulement du processus :
- L’initiateur est la personne qui déclenche le processus, par exemple un employé qui demande une approbation.
- L’exécutant est l’acteur qui réalise une ou plusieurs tâches du processus, par exemple un responsable qui valide une demande.
- Le superviseur est celui qui contrôle le bon déroulement du workflow et qui intervient en cas de problème, par exemple un chef de projet.
Parfois le système est automatisé. C’est un logiciel qui exécute certaines tâches sans intervention humaine.
Éléments constitutifs d'un workflow
Un workflow repose sur plusieurs composantes essentielles :
- Les activités correspondent aux tâches à effectuer dans le cadre du processus. Elles peuvent être manuelles (remplir un formulaire) ou automatisées (envoi d’un e-mail).
- Les transitions définissent le passage d’une activité à une autre. Elles sont souvent régies par des règles ou des conditions.
- Les données sont les informations utilisées et générées tout au long du workflow. Elles peuvent inclure des documents, des formulaires, des bases de données, etc.
- Un déclencheur est un événement ou une condition initiant le démarrage d’un workflow. Il peut être manuel (un employé soumet une demande) ou automatique (une facture impayée déclenche un rappel).
Voir aussi la modélisation des flux.
