Flux de travaux : modélisation et automatisation
Un workflow décrit un processus, dont la modélisation sous forme graphique est une étape essentielle. En utilisant des outils adaptés et une méthodologie standardisée, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et faciliter l’automatisation.
Avantages
Grâce à la formalisation visuelle des flux de travail, les organisations disposent d’une bonne base pour identifier les améliorations possibles et garantir une meilleure collaboration entre les parties prenantes.
- Meilleure compréhension des processus : représentation visuelle facilitant l’analyse et l’optimisation des workflows.
- Identification des inefficacités : repérage des goulots d’étranglement et des tâches redondantes.
- Amélioration de la communication : davantage de collaboration entre les différents acteurs.
- Automatisation facilitée : base pour implémenter des solutions automatisées.
Outils
La modélisation des workflows repose sur plusieurs outils et méthodologies.
BPMN (Business Process Model and Notation) est un standard utilisé pour représenter graphiquement les processus métier de manière normalisée, généralement en vue d’une automatisation. Il se compose d’éléments visuels tels que :
- Événements (events) : déclencheurs d’un processus (début, intermédiaires, fin).
- Activités (activities) : tâches effectuées par les acteurs du processus.
- Passerelles (gateways) : points de décision orientant le flux du processus.
- Flux de séquence (flows) : connexions entre les activités.
- Artefacts : informations supplémentaires (annotations…).
BPMN est couramment utilisé pour la gestion des processus métier avec des outils comme Camunda modeler, Bizagi, Signavio… Le lien ci-dessous vous dirigera vers les nombreux logiciels disponibles.
UML (Unified Modeling Language) est un langage de modélisation principalement utilisé en ingénierie logicielle. Pour les workflows, on utilise plusieurs types de diagrammes.
- Les diagrammes d’activités sont des représentations des flux de travail et des décisions.
- Les diagrammes de cas d’utilisation définissent les interactions entre acteurs et système.
- Les diagrammes d’état permettent de visualiser des différentes étapes du processus.
UML est souvent utilisé dans des environnements techniques pour modéliser des workflows intégrés à des applications logicielles.
Les normes BPMN et UML sont gérées par l’organisme international OMG.
Exemple 1
Il ne s’agit pas ici de construire un graphe BPMN opérationnel mais juste de vous donner une vague idée d’un diagramme.
Ci-dessous, un processus simplissime est représenté en BPMN : quelqu’un a froid et il s’habille pour avoir chaud.
Le logiciel utilisé est Modelio. Gratuit et intuitif, il est utilisé dans l’enseignement secondaire.
L’évènement de début (start event) est représenté par une sphère verte. C’est la présentation de Modelio mais habituellement, c’est juste un cercle. L’évènement est décrit au-dessous. Il déclenche le processus.
Le flux est matérialisé par une flèche qui dirige vers une activité.
Une activité est représentée par un rectangle aux bords arrondis. À l’intérieur de celui-ci, une brève description qui commence le plus souvent par un verbe. Il est possible d’ajouter un commentaire en-dehors du rectangle pour apporter des précisions.
Un pictogramme se trouve à gauche (en principe en haut mais Modelio le place au milieu). Ici, c’est une main qui signifie que l’activité est manuelle. Il existe des formes de toute sorte, l’activité pouvant être l’envoi ou la réception d’un message, un traitement informatique, etc.
Une nouvelle flèche oriente le processus vers un autre cercle. Celui-ci est en trait gras car c’est ainsi qu’on représente un évènement de fin. Là encore, Modelio se singularise avec une couleur rouge et un effet 3D.
Exemple 2
Voici à présent un extrait de BPMN qui est le début d’un processus : un internaute se connecte à un site marchand. Et, de façon très classique, il lui est demandé soit de s’identifier, soit de créer un compte.
Il existe donc une condition. Ici, on parle de passerelle. On la représente par un losange, ou plutôt un carré renversé, qui est depuis toujours le symbole des conditions dans les logigrammes (donc bien avant la naissance du BPMN !).
Cette fois, le pictogramme représente un utilisateur.
Après l’identification ou l’inscription, le processus reste identique. Donc, nouvelle passerelle.
Automatisation
L’automatisation des workflows consiste à utiliser des technologies et des logiciels pour exécuter une séquence de tâches sans intervention humaine. Elle repose sur plusieurs principes : la standardisation des processus qui assure la cohérence des opérations, la réduction des interventions humaines et un suivi qui permet éventuellement des améliorations.
Les avantages sont nombreux : gain de temps, bien sûr, mais aussi diminution des erreurs, amélioration de la productivité, traçabilité et amélioration de la collaboration entre les équipes.
C’est par exemple le processus d’intégration d'un nouvel employé qui comprend des envois automatiques de documents, la création d'un compte et la planification des formations. En comptabilité, c’est la gestion automatique des factures et des paiements qui se traduit par une réduction des délais de traitement.
Plusieurs outils permettent d’automatiser les workflows, chacun adapté aux besoins spécifiques des entreprises :
- L’automatisation robotisée des processus ou RPA (Robotic Process Automation) : logiciels comme UiPath ou Automation Anywhere qui exécutent des tâches répétitives.
- Les outils de gestion des workflows : Zapier, Microsoft Power Automate et Integromat permettent d’intégrer et d’automatiser des processus entre plusieurs applications.
- L’intelligence artificielle et en particulier le machine learning : utilisation d’algorithmes pour optimiser et améliorer en continu les workflows.
Toutefois, malgré ses indéniables avantages, l’automatisation des workflows présente aussi des défis :
- Coût initial élevé : la mise en place de solutions d’automatisation nécessite un investissement financier et en temps.
- Résistance au changement : les employés peuvent craindre une perte de contrôle ou la suppression de certains postes.
- Complexité de mise en œuvre : certains processus nécessitent une personnalisation poussée et un accompagnement technique.
- Maintenance et évolutivité : les workflows doivent être régulièrement mis à jour pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise.
