Réunions professionnelles : logistique préparatoire
Une réunion a de meilleures chances d’être réussie si sa logistique est convenablement travaillée. Ses participants n’en seront que plus efficaces. Il s’agit principalement de gérer l’organisation et l’aspect matériel. C’est surtout un travail préparatoire mais certaines règles sont aussi à respecter pendant et après la réunion. Cette page ne traite que des préparatifs des réunions physiques.
Au préalable, on peut s'appuyer sur la méthode QQOQCPC pour faire le tour des paramètres de l'organisation. Il s'agit de savoir répondre à quelques questions : qui (animateur, participants, secrétaire de séance...), quoi (ordre du jour), où (lieu de la réunion), quand (date et heure, durée), comment (préparation logistique, voir ci-dessous), pourquoi (les raisons de se réunir) et combien (nombre de participants, éventuellement budget et nombre de réunions postérieures poursuivant le même objectif).
Préparation matérielle
Un inconvénient des réunions physiques, par rapport aux plateformes de travail collaboratif, est qu’elles nécessitent… un lieu !
Si des participants viennent de l’extérieur, la situation géographique doit tenir compte des coûts et du temps de trajet, mais aussi de l’accessibilité. Le lieu peut être interne à l’organisation ou externe (location de salle).
L’espace de réunion doit évidemment être adapté au nombre de participants. En effet, une salle trop petite peut engendrer des frictions tandis qu’une pièce où il est facile de circuler permet un climat plus serein. Une salle de réunion doit comporter des prises électriques tout autour de la pièce et le Wi-Fi doit être accessible. Par ailleurs, la luminosité doit être réglable, surtout si une projection est envisagée. Attention à la température. Rien de tel qu’une salle trop fraîche pour que les participants aient envie de partir ! Prévoir plusieurs salles si des travaux en groupes sont envisagés et établir un planning de leur utilisation. Si un certain standing est souhaité et qu’en interne les lieux ne s’y prêtent pas, il faut louer une salle à l’extérieur. Dans les grandes villes, il existe des lieux dédiés. Sinon, des hôtels, des châteaux ou parfois des musées proposent ce type de prestation et prennent en charge une partie de la logistique.
Lorsque certains participants ne connaissent pas les lieux, un fléchage doit être mis en place. Préparer aussi les badges d’accès. Si des pauses sont prévues, il est recommandé qu’un lieu de détente soit mis à la disposition des participants.
Le matériel dépend du type d’animation : paperboard pour noter les idées, rétroprojecteur ou vidéoprojecteur, fournitures (feuilles blanches, stylos, trombones…), logiciels si le ou les animateurs ne disposent pas de leur ordinateur portable, etc. Préparer aussi les documents à remettre. Très souvent absente, la pendule participe pourtant au confort de tous et contribue à gérer le timing.
Puisqu’il faut réserver une ou plusieurs salles, il est nécessaire de prévoir la durée de la réunion. Au-delà d’une heure et demie, une pause doit être aménagée. La capacité d’attention n’est plus guère au rendez-vous au-delà de deux ou trois heures, même pour les plus motivés. Les réunions qui durent la journée entière sont surtout des colloques (mais l’éveil reste difficile juste après la pause déjeuner !).
Avant de choisir l’espace de réunion, il faut bien sûr prévoir le nombre de participants (voir la page réunions). Il est également judicieux de s’assurer qu’il n’y aura pas de travaux bruyants et perturbateurs à proximité.
La disposition de la salle dépend du type de réunion et de la convivialité recherchée (autour d’une grande table, en salle de cours, en U, avec de petites tables…).
La restauration est un point important si les participants viennent de loin. En France, eau, jus de fruit, café, thé et viennoiseries sont habituellement proposés pour la pause matinale. Il est tout aussi habituel que les participants disposent d’une petite bouteille d’eau chacun. Les bonbons sont moins systématiquement offerts. L’éventuel déjeuner réclame une logistique supplémentaire.
S’il s’agit d’une simple réunion de service, la logistique est très réduite. On évitera de la faire commencer au tout début de la journée (il faut au moins que les participants aient eu le temps de lire leurs e-mails importants). On évitera aussi la fin de journée car la fatigue n’est pas un facteur d’efficacité et l’empiétement sur la vie privée est un facteur de stress.
Une fiche de préparation peut être établie par l’organisateur (qui est bien souvent l’assistant(e) du manageur décideur). Support : soit papier, soit informatique. Exemple :
La préparation matérielle s'accompagne d'une nécessaire communication.
Communication
Éventuellement, une pré-réunion virtuelle permet de préciser les points à aborder (conférence téléphonique, messagerie instantanée…). Mais surtout, il faut que les participants aient du recul pour s’approprier les objectifs plutôt que se voir imposer un travail sans y être préparés.
Après s’être assuré de leur disponibilité, les participants doivent recevoir leur invitation au moins une semaine avant la réunion. Chacun confirme sa présence à l’organisateur, qui imprime alors la feuille d’émargement. Le programme est rédigé et expédié à toutes les personnes conviées. Exemple :
Une lettre d’accompagnement est signée par le décideur (ou initiateur). Autre pièce jointe, si besoin est : un plan d’accès.
