Accueil et intégration
Lorsqu'une organisation recrute un nouveau salarié, elle consacre du temps et des moyens à rechercher, sélectionner puis embaucher la personne qui correspond le mieux à ses besoins. Pourtant, le succès d'un recrutement ne dépend pas que de la qualité de la sélection. Une fois le contrat signé, un nouveau défi commence : permettre au salarié de s'adapter à son nouvel environnement pour qu’il devienne rapidement efficace.
C'est pourquoi les notions d'accueil et d'intégration, prolongements du recrutement, occupent une place importante dans la gestion des ressources humaines. Éléments décisifs de la qualité de vie au travail (QVT), ils participent directement à la fidélisation des salariés, à leur motivation et à leur performance.
Note : sur la dimension sociologique de l'intégration, reportez-vous aux pages liens sociaux et socialisation.
Premier contact
L'accueil est l'ensemble des actions mises en œuvre lors de l'arrivée d'un nouveau salarié dans une organisation. Il débute dès le premier jour de travail et vise à faciliter la découverte de l'environnement professionnel.
Cette étape peut sembler simple, mais elle revêt une importance considérable. En effet, les premiers jours dans une nouvelle entreprise sont souvent source de stress. Le salarié découvre de nouveaux collègues, de nouvelles méthodes de travail, de nouvelles règles et parfois un nouveau secteur d'activité. Il doit trouver ses repères tout en cherchant à faire bonne impression.
Un accueil bien préparé permet de réduire ces inquiétudes. Il aide le salarié à se sentir attendu, reconnu et considéré comme un membre à part entière de l'organisation. À l'inverse, un accueil négligé peut générer un sentiment d'abandon susceptible de nuire à la motivation du nouvel arrivant.
L'accueil remplit ainsi plusieurs fonctions.
- Il permet tout d'abord de transmettre les informations essentielles concernant l'entreprise, son activité, son fonctionnement et ses règles internes.
- Il facilite également la découverte du poste de travail et des outils nécessaires à l'exercice des missions confiées.
- Enfin, il favorise les premiers contacts avec les collègues et les responsables hiérarchiques.
Objectifs de l'accueil
L'accueil poursuit plusieurs objectifs complémentaires.
- Le premier consiste à rassurer le nouveau salarié. Changer d'emploi représente souvent une prise de risque. Même lorsqu'il est enthousiaste à l'idée de rejoindre une nouvelle structure, le salarié peut éprouver des doutes ou des appréhensions. Un accueil chaleureux contribue à instaurer un climat de confiance dès les premiers instants.
- Le deuxième objectif est de transmettre les informations indispensables à la prise de poste. Le salarié doit comprendre son rôle, identifier ses interlocuteurs, connaître les règles de fonctionnement et disposer des moyens matériels nécessaires à son travail.
- L'accueil doit favoriser l'intégration sociale du nouveau collaborateur. La découverte des collègues, des équipes et des responsables permet de créer les premières relations qui faciliteront ensuite la coopération quotidienne.
- Enfin, l'accueil contribue à diffuser la culture de l'organisation. Chaque entreprise possède ses propres valeurs, ses habitudes de travail, ses modes de communication et ses priorités. Dès les premiers jours, le salarié commence à découvrir ces éléments qui influenceront son comportement futur.
Différentes formes
Les modalités d'accueil varient selon la taille de l'organisation, son secteur d'activité et ses ressources.
Dans certaines entreprises, l'accueil prend la forme d'une réunion de présentation organisée par la DRH. Le nouveau salarié découvre alors l'histoire de l'entreprise, ses activités, son organisation et ses principaux objectifs.
Une visite des locaux est souvent proposée afin de permettre au nouvel arrivant de se repérer plus facilement. Cette visite peut inclure la présentation des différents services, des espaces de travail, des salles de réunion ou encore des espaces de détente.
L'accueil comprend également la remise de différents documents utiles : règlement intérieur, organigramme, procédures internes, informations relatives à la sécurité ou encore guide d'accueil.
De nombreuses organisations accordent aujourd'hui une attention particulière à la préparation matérielle de l'arrivée du salarié. Son poste de travail est installé à l'avance, son matériel informatique est opérationnel et les accès nécessaires lui sont attribués avant son premier jour. Ces détails contribuent à donner une image positive de l'organisation et facilitent la prise de fonction.
Certaines entreprises organisent également des moments plus conviviaux, comme un déjeuner d'équipe ou une rencontre informelle avec les collègues. Ces initiatives favorisent la création de liens sociaux et renforcent le sentiment d'appartenance.
Intégration
Si l'accueil concerne principalement les premiers jours, son prolongement s'étend sur une période beaucoup plus longue.
L'intégration est le processus par lequel un nouveau salarié apprend progressivement à maîtriser son poste, à comprendre les attentes de l'organisation et à trouver sa place au sein du collectif de travail.
Cette phase peut durer plusieurs semaines ou davantage. Le salarié doit acquérir des connaissances techniques, découvrir les procédures internes, comprendre les relations entre les différents services et apprendre à travailler avec ses collègues. En effet, l'intégration comporte une dimension sociale et culturelle. Le salarié découvre progressivement les valeurs de l'organisation, les comportements attendus et les règles parfois implicites qui structurent la vie de l'entreprise. Ainsi son adaptation ne s'effectue pas qu'avec des documents et des formations ; elle repose surtout sur l'observation des pratiques quotidiennes, les échanges avec les collègues et l'expérience accumulée au fil du temps.
Pourquoi l'intégration est-elle si importante ?
Le recrutement représente un investissement. Les organisations consacrent du temps et de l'argent à la rédaction des offres d'emploi, à la sélection des candidatures, aux entretiens et aux démarches administratives. Si le salarié part dans les jours ou les semaines qui suivent, cet investissement est perdu !
Or, de nombreuses ruptures de contrat surviennent au cours des premiers mois. Souvent, les compétences du salarié ne sont pas en cause. Les difficultés proviennent plutôt d'une mauvaise adaptation au poste, d'un manque d'accompagnement ou d'une intégration insuffisante.
Une intégration réussie permet d'accélérer la montée en compétences du salarié, qui devient plus rapidement autonome et performant dans ses missions. Elle contribue aussi à renforcer son engagement. Lorsqu'un salarié se sent accompagné, soutenu et reconnu, il développe généralement un sentiment d'appartenance plus fort envers l'organisation. L'intégration favorise enfin la fidélisation. Les salariés qui vivent une expérience positive lors de leurs premiers mois sont davantage susceptibles de rester durablement dans l'entreprise.
Outils de l'intégration
Pour faciliter l'intégration, les organisations disposent de nombreux outils.
- Le tutorat est l'un des dispositifs les plus répandus. Un salarié expérimenté accompagne le nouvel arrivant pendant ses premières semaines. Il répond à ses questions, l'aide à résoudre les difficultés rencontrées et lui transmet les connaissances nécessaires à la maîtrise du poste.
- Les formations constituent également un moyen efficace d'accompagner l'intégration. Elles permettent au salarié de développer les compétences techniques dont il a besoin pour exercer ses missions.
- Les entretiens de suivi jouent aussi un rôle important. Ils offrent l'occasion d'évaluer les progrès réalisés, d'identifier les éventuelles difficultés et d'apporter les ajustements nécessaires.
Certaines organisations mettent en place de véritables parcours d'intégration. Ces programmes prévoient une succession d'étapes destinées à accompagner progressivement le salarié dans la découverte de son environnement. L'objectif est d'éviter que le nouvel arrivant ne se retrouve seul face aux difficultés qu'il peut rencontrer après sa prise de poste.
